Die Mitarbeitenden der UBL waren in verschiedenen Formaten in den Organisationsentwicklungsprozess einbezogen. Auf den Mitarbeiterversammlungen wurde regelmäßig über die Ergebnisse berichtet.
Ein Beitrag von Dr. Anne Lipp und Dr. Henriette Rösch
Die Universitätsbibliothek Leipzig blickt mit ihren 483 Jahren auf eine lange Tradition zurück, die auch darin besteht, sich laufend den Anforderungen, die sich aus der Veränderungsdynamik des Forschens, Studierens, Publizierens und Rezipierens ergeben, anzupassen. Diese Anpassungsleistung zeigt sich nicht nur an neuen Dienstleistungen oder der Umgestaltung der Lernräume, sondern muss sich auch in der Verfasstheit der UBL – sowohl in ihrer Organisationsstruktur als auch in den internen Abläufen widerspiegeln.
In den Jahren 2024 und 2025 fand zu diesem Zweck ein umfassender, extern begleiteter Organisationsentwicklungsprozess statt, der sowohl die Ablauf- als auch die Aufbauorganisation untersucht hat. Eine wesentliche Veränderung mit Blick auf die Aufbauorganisation der UBL ist die Gründung des neuen Bereichs „Open Science“ und mit Blick auf die Ablauforganisation die Einführung eines Rollen- und Prozessmodells.
Die strategische und organisatorische Verortung von Open Science
Die UBL bietet seit vielen Jahren ein wachsendes Dienstleistungsportfolio im Bereich forschungsunterstützende Dienste an – dazu gehören Angebote im Bereich Open-Access-Publizieren, Forschungsdatenmanagement, Informationskompetenzvermittlung und als junges Feld Digital Humanities.
Um diesen strategischen Schwerpunkt auch in der Organisationsstruktur abzubilden, wurde zum Jahresbeginn 2025 eine neue Abteilung mit Namen „Open Science“ eingerichtet, in der alle forschungsunterstützenden Dienstleistungen zusammengeführt, gesteuert und weiterentwickelt werden. Die Leitung hat Dr. Henriette Rösch inne.
Aufsetzen eines Rollen- und Prozessmodells
Das Wirken der UBL setzt sich zusammen aus einer Vielzahl ineinandergreifender Aufgaben und Prozesse. Im Organisationsentwicklungsprozess wurde geprüft, ob die Abläufe, Entscheidungswege und
Verantwortlichkeiten für alle Aufgaben und Prozesse geklärt sind und reibungsfrei funktionieren. Zu diesem Zweck wurde ein möglichst vollständiges Portfolio der Aufgaben der UBL erstellt, auf das ein Rollenmodell aufgesetzt wurde. Das Rollenmodell schreibt Verantwortungsräume fest und soll so sicherstellen, dass für alle Aufgaben nicht nur eine ausreichende personelle Untersetzung, sondern auch Klarheit über Entscheidungswege und Gestaltungsspielräume besteht.
Verständigung auf handlungsleitende Werte
Neben organisatorischen Rahmenbedingungen stellen auch die normativen Grundlagen der gemeinsamen Arbeit eine Voraussetzung für ein gelingendes Wirken dar. Daher wurde in einem Prozess mit verschiedenen offenen Beteiligungsformaten gemeinsam ein Set an handlungsleitenden Werten erarbeitet. Die fünf Werte: bedarfsorientiert, kollegial, kooperativ, offen und nachhaltig wurden gemeinsam beschrieben, mit Maßnahmen und Zielen untersetzt und bildeten den Rahmen für die Entwicklung der UBL-Strategie.
Alle Fotos: Thomas Kademann
Grafik „Handlungsleitende Werte“: Jenny Messall
Der Beitrag erschien zuerst im Tätigkeitsbericht 2025 der Universitätsbibliothek Leipzig.
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihren allerdings schon etwas arg kurzen Bericht zum Organisationsentwicklungsprozess.
Dieses Format des internen Austauschs mit einer Zielsetzung, wie von Ihnen beschrieben, bezeichne ich mal als „Strategische Klausurtagung“.
Ich kenne dieses Format aus eigenem Erleben und eigener Beteiligung. Insbesondere weiß ich auch, wie man die am Ende formulierten Pinnwand-Slogans (Ihre „Handlungsleitende Werte“) zu verstehen hat. Was dort nicht steht, wurde fundamental nicht beachtet oder wurde übergangen.
Fällt es Ihnen auf, dass die Benutzenden hier gar nicht vorkommen? Falls die Anliegen und die Bedürfnisse der Benutzenden (vulgo: Leser*innen, Promovenden, Schreibende,…) schon unter dem Slogan „offen“ subsumiert sein sollte, wäre mir das deutlich zu wenig. Und ja, der Umgang mit Benutzenden gehört in meinen Augen zum großen Stichwort „Organisationsentwicklung“. Die üblichen Obliegenheiten wie Ausleihservice, Pflege der Gruppenarbeitsräume usw. müssen alle eigens organisiert und in eigenen Prozessen erfasst werden. Auch wenn das am Ende etwas langweilig ist.