Ein Neuling auf dem Prüfstand: Die erste Woche mit dem Buchungssystem

Die erste heiße Phase mit dem neuen Buchungssystem für die Arbeitsplätze liegt hinter uns, Zeit für eine kleine Evaluation.

Warum eigentlich ein Buchungssystem? Zum einen können wir damit die geltenden Hygienevorschriften umsetzen, zum anderen aber – und das liegt uns ganz besonders am Herzen – kann es nur so gelingen, eine ruhige und sichere Arbeitsatmosphäre zu erhalten und gleichzeitig eine faire Verteilung der begehrten Plätze mittelfristig sicher zu stellen. Wir haben uns entschieden, im Gegensatz zu vielen anderen Bibliotheken, ohne Limitierungen zu starten, um einen möglichst unverfälschten Eindruck über den tatsächlichen Bedarf zu erhalten. Das heißt, jeder darf zunächst Plätze reservieren: so lange wie gewünscht, so häufig wie gewünscht. Natürlich nur innerhalb der Öffnungszeiten und eine Woche im Voraus.

Nicht sonderlich überrascht hat uns, dass die Häuser mit Buchungsstart wieder voll sind! Zwar mussten wir unser Platzangebot auf ca. ein Drittel reduzieren, aber das sind immerhin noch rund 1.000 Plätze in der gesamten UB Leipzig. Und hier kann man feststellen: Die Auslastung der großen Standorten liegt täglich bei über 80 Prozent. Das ist großartig!

Konkret sieht das bislang so aus:


Seit dem Start haben in der ersten Woche 2.850 verschiedene Nutzer*innen 9.411 Buchungen getätigt.


Das ist eine stramme Zahl, wie wir finden.

Die Belegungszahlen (berechnet anhand der möglichen Arbeitsplatzstunden pro Tag) am Beispiel der großen Häuser zeigt die gute Auslastung.

Das zeigt auch: Es sind täglich noch Plätze frei – allerdings muss man hier einschränkend feststellen, dass diese freien Zeiten häufig kurze und kaum genutzte Randzeiten sind. Viele unserer Nutzer*innen buchen gerne zwischen 10 und 16 Uhr. Die “Reststunden” sind dann entweder uninteressant oder werden über das Buchungssystem nicht gefunden. Dieses Manko ist auch die am häufigsten formulierte Kritik, die uns durch Sie erreicht. 

 

Hallo, ich versuche vergeblich einen Arbeitsplatz in der Albertina zu buchen. Leider wird in dem System nicht angezeigt, ob es zu irgendwelchen Zeiten und zu irgendwelchen Tagen noch einen Platz gibt. Haben Sie hierfür einen Tipp?

 

Das Buchungssystem ist eine Eigenentwicklung und befindet sich noch in einem laufendem Anpassungs-Prozess. Hier fließen Ihre Anregungen und Ihr Feedback selbstverständlich mit ein. Dafür möchten wir Ihnen danken! An einer Anzeige oder Visualisierung der Auslastung wird aktuell gearbeitet. Bis das umgesetzt ist, empfehlen wir Ihnen, die Randzeiten auszuprobieren – also vor 11 Uhr am Vormittag oder ab 16 Uhr nachmittags, und dabei keinerlei weitere Einschränkungen vorzunehmen, sofern diese nicht unerlässlich sind. 

 

Das System sagt mir, dass alle Plätze ausgebucht sind, aber ein Kommilitone berichtet mir, dass viele Plätze leer bleiben. Ist das ein Fehler im Buchungssystem?

 

Das ist tatsächlich eine Beobachtung, die wir ebenfalls gemacht haben – und hier möchten wir den Ball zuerst an Sie weiterreichen. Es gibt leider Nutzer*innen, die den ganzen Tag buchen, dann aber nur ein paar Stunden vorbeischauen. Oder es gar nicht schaffen. Wir verstehen, dass einem mal etwas dazwischen kommt – aber genau dafür gibt es die Möglichkeit:


Platzbuchungen zu stornieren und die Plätze so wieder freizugeben!


Denn wenn das nicht passiert, ist das natürlich mehr als ärgerlich für diejenigen, die vielleicht keinen Platz mehr erhalten haben. Deshalb unser dringender Appell: 

  • Buchen Sie in realistischer Selbsteinschätzung nur Zeiten, die Sie auch benötigen! 
  • Falls Sie eine Buchung nicht wahrnehmen können, stornieren Sie den Platz.
  • Wenn Sie eine gebuchte Zeitspanne nicht ausschöpfen, geben Sie beim Verlassen der Bibliothek durch eine Stornierung oder Mitteilung an die Mitarbeiter*innen in Chat, Ticket oder an den Servicetheken den Platz wieder zur Buchung frei. 

Sollte sich das Fairplay im Buchungs- bzw. Stornierungsverhalten nicht durchsetzen, behalten wir uns vor, in einem nächsten Schritt einzugreifen und nicht, oder zu spät angetretene Buchungen zu annullieren.

 

Ich muss meine Masterarbeit fertig schreiben und bin dringend auf einen täglichen Arbeitsplatz angewiesen. Können Sie das Buchungssystem nicht auf Studierende der Universität Leipzig beschränken?

 

Schon in den ersten Tagen haben uns viele Stimmen erreicht mit der Befürchtung, dass die Studierenden der Universität Leipzig durch solch ein freies System zu kurz kämen. Wir können versichern: Dem ist nicht so. Die Auswertung nach Nutzergruppen hat gezeigt: 

83 Prozent der Buchenden sind Studierende, Promovierende und sonstige Angehörige der Universität Leipzig.

Und wenn wir die Gruppe der Studierenden der Universität Leipzig genauer betrachten, sieht diese sehr breit aufgestellt aus. 

Anzahl der Buchenden pro Fakultät

Wie Sie sehen, beobachten wir das sehr genau und stellen ggf. nach.

Unabhängig von dem Buchungsverhalten, waren wir mit Beginn der Maßnahme unsicher, inwieweit die Vorgaben, wie Hygiene- und Abstandsregeln eingehalten werden. Und vor allem haben wir uns (etwas bange) gefragt, ob sich wohl alle an die vorgegebenen Plätze halten würden. Denn diese Regel-Einhaltung war ein maßgeblicher Faktor für die Frage: 

Können wir die Häuser endlich wieder in den Abendstunden und an den Wochenenden öffnen, also auch dann, wenn kein Bibliothekspersonal mehr da ist? Und dank Ihrem umsichtigen und diszipliniertem Verhalten lautet die Antwort: Ja, wir können!


Schon ab dem 22. Juni gelten (an fast allen Standorten) wieder die regulären Öffnungszeiten!


Womit wir einen weiteren Schritt in Richtung Normalität machen – und vor allem hoffen, die eingeschränkte Sitzplatzsituation weiter zu entspannen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.